Vitelia Voeders: gestroomlijnde kwaliteitscontrole dankzij BESTMIX® Quality Control
Kwaliteitscontrole verliep bij Vitelia Voeders tot voor kort vooral manueel. Hoewel de werkwijze aan alle wettelijke vereisten voldeed, was er qua efficiëntie en tijdsintensiviteit ruimte voor verbetering. Bovendien geraakte het overzicht wel eens zoek. Sinds de implementatie van BESTMIX® Quality Control verloopt de kwaliteitscontrole bij Vitelia Voeders vandaag digitaal en gestroomlijnd. Dankzij de integratie met BESTMIX® ERP Suite en BESTMIX® Recipe Management is kwaliteitscontrole er helemaal in de bedrijfsprocessen van Vitelia Voeders ingebed.
Vitelia is ontstaan uit een coöperatie, die vandaag nog altijd bestaat. De onderneming bedient agrarische klanten in heel Nederland: van veehouders, over planten- en bomenkwekers, tot klanten in de akker- en tuinbouwsector. De entiteit Vitelia Voeders produceert en verkoopt voeder voor kippen, varkens en koeien. Het gamma biedt een antwoord op de behoeften van de dieren in elke fase van hun leven. Vanuit de moderne fabrieken in Oirlo en Ysselsteyn vertrekt jaarlijks ruim 450.000 ton voeders en grondstoffen.
Wat voorafging
Kwaliteit en veiligheid vormen het hoogste goed bij Vitelia Voeders. Voorheen circuleerden de vereiste monsternames en testresultaten vooral via Excel-spreadsheets en losse pdf-bestanden. “Dat systeem werkte naar behoren, maar botste onder meer omwille van de groei van onze onderneming en het grotere aantal gebruikers op zijn limieten”, vertelt hoofd kwaliteitszorg Ton van Paassen. Toen Vitelia Voeders de implementatie van een nieuwe ERP-systeem en software voor receptformulering plande, maakte het meteen ook werk van een softwaretool voor kwaliteitscontrole.
Het uitgangspunt
Vitelia Voeders koos met BESTMIX® ERP Suite en BESTMIX® Recipe Management voor twee oplossingen van BESTMIX® Software. Na een marktanalyse bleek ook de software voor kwaliteitscontrole van dezelfde leverancier het best aan de noden van Vitelia Voeders tegemoet te komen. “We beoogden van meet af aan een volledige integratie binnen onze fabriekssystemen en labo-omgeving. BESTMIX® Quality Control kon als enige die nood beantwoorden”, licht Ton van Paassen toe.
Integratie in processen
Grondstoffen bereiken Vitelia Voeders hoofdzakelijk via vrachtwagens en kleine goederenschepen, ook wel lichters genoemd. Ton van Paassen legt uit: “BESTMIX® ERP Suite stelt BESTMIX® Quality Control op de hoogte van nieuwe aankooporders. Die software voor kwaliteitscontrole genereert alle benodigde monsternames en controles. BESTMIX® Quality Control maakt de benodigde monsteretiketten aan, die de operator aangeeft welke fysieke monsters hij hoort te nemen. De monsterlabels kleeft hij nadien op het monsterzakje, waarna die richting de interne of externe labo’s vertrekken.”
Na een beoordeling van de leveranciersdocumenten en een conforme eerste visuele controle, geeft BESTMIX® Quality Control groen licht aan BESTMIX® ERP Suite om de lading vrij te geven. Bij een afwijkende visuele controle volgt een weigering, een afkeuring of een vrijgave voor verwerking als grondstof met lagere kwaliteitseigenschappen.
De laboresultaten komen na analyse automatisch in BESTMIX® Quality Control terecht. Het labo genereert als bijlage bij de monsters eveneens een certificaat in pdf-formaat. “Enkel wanneer de NIR-analyses en andere testen een gunstig resultaat opleveren, onder meer op het vlak van mycotoxine en salmonella, geven we de silo vrij voor productie”, gaat Ton van Paassen verder.
BESTMIX® Quality Control biedt via de update matrixfunctionaliteit de mogelijkheid om de gemiddelde waarden van de monsters te berekenen, en die te vergelijken met de voorziene waarden. “Je hoopt uiteraard dat die waarden zich zo veel mogelijk binnen de vooropgestelde bandbreedtes bevinden. Is dat niet het geval, dan heeft dat een impact op onze productsamenstelling. Een tegenvallende kwaliteit beïnvloedt ook de prijs die we onze leveranciers voor die lading betalen. De update matrixfunctionaliteit helpt ons om die kwaliteitsfluctuaties eenvoudig vast te stellen en de bandbreedtes eventueel bij te sturen.”
Wanneer verder in de productieflow controles vereist zijn, brengt BESTMIX® Quality Control de operator hiervan op de hoogte. “Naast de standaard kwaliteitsopvolging richten we ook klantspecifieke controles in. Het komt wel eens voor dat de veehouder ons vraagt om één of enkele producteigenschappen van het afgewerkte product te documenteren. BESTMIX® Quality Control neemt dat mee in onze analyseschema’s en voorziet de nodige labels.” Verder gebeuren vanuit BESTMIX® ERP Suite en de eigen MES-software ook controles op productieopdrachten, verkoopopdrachten, transfers, op- en overslag en retours.
De gebruikservaring
De gebruikservaring Suzan Lamers bevindt zich als kwaliteitsmedewerker in de aangewezen positie om BESTMIX® Quality Control te evalueren. “De analyseschema’s die de software genereert, bieden ons heel wat voordelen. We hoeven niet langer zelf na te gaan welke monsters we per lading moeten nemen. BESTMIX® Quality Control past de benodigde monsternames aan, in functie van de ladingvolumes. Een andere troef is het overzicht: de analysedata zijn zorgvuldig gedocumenteerd en gemakkelijk oproepbaar.”
BESTMIX® Quality Control ging korte tijd na de implementatie van BESTMIX® ERP Suite en BESTMIX® Recipe Management live. “Dat was best pittig”, blikt Suzan Lamers terug. “Ik volgde als enige medewerker de opleiding voor BESTMIX® Quality Control. Achteraf gezien was het misschien beter om een extra collega in het integratietraject te betrekken. Dat laat je toe om zaken nog eens bij elkaar af te toetsen. Al moet ik zeggen dat productmanager Jeroen Beheyt mij optimaal ondersteund heeft en dat vandaag ook blijft doen. Hij kent zijn software door en door en staat altijd met raad en daad voor ons klaar!”
“Hoewel we het programma een jaar na de implementatie goed in de vingers hebben, merken we dat we enkele functionaliteiten nog niet maximaal benutten. We willen in de nabije toekomst ook bij afwijkende waarden in het intakeproces meteen een interne mail versturen. Op die manier vermijden we dat de lading toch nog bij een andere vestiging van Vitelia Voerders terecht komt. Het moet de inkoopafdeling tevens in staat stellen om, waar nodig, de bevoegde instanties op de hoogte te brengen”, licht Ton van Paassen toe. “Daar werken we nu samen met Jeroen aan verder.”
“BESTMIX® Quality Control heeft de kwaliteitsverantwoordelijke veel te bieden en beschikt over echte vakspecialisten die de taal van de klant spreken”, besluit Suzan Lamers.
