De zoektocht naar een ERP-pakket dat beter aansluit bij de noden van vandaag en voldoende ruimte laat voor de mogelijkheden van morgen, leidde veevoederproducent Vitelia Voeders naar Adifo. De krachtige combinatie van Adifo’s eigen, sectorspecifieke ERP-vlaggenschip MILAS en Microsoft Dynamics 365 bleek perfect aan de vraag van Vitelia Voeders te beantwoorden. Het resultaat: een klant die klaar is voor verdere groei en de toekomst opnieuw vol vertrouwen tegemoetziet.
De agrarische coöperatie Vitelia, in 1921 ontstaan in Zuidoost-Nederland, bedient vandaag klanten door heel Nederland: veehouders, planten- en bomenkwekers, maar ook klanten in de akker- en tuinbouwsector. Vitelia Voeders, een van de bedrijven van de coöperatie, produceert voeders voor kippen, koeien en varkens in twee moderne fabrieken in Noord-Limburg. Jaarlijks verkoopt het bedrijf ruim 470.000 ton voeders en grondstoffen. “Wij doen ons uiterste best om iedereen te voorzien van de best mogelijke producten in de meest optimale prijs- en kwaliteitverhouding”, zegt algemeen directeur Stefan Kuijpers.
Wat voorafging
Vitelia Voeders wil de klok rond beschikbaar zijn voor zijn klanten. Daarom zet het bedrijf al enkele jaren sterk in op een doorgedreven automatisering en digitalisering. Die investeringen werpen inmiddels hun vruchten af. Zo lanceerde Vitelia Voeders in 2020 een nieuw digitaal bestelportaal, met een moderne look-and-feel en extra mogelijkheden voor mobiel zakendoen. “Maar belangrijker nog voor ons is wat er onder die motorkap zit”, benadrukt Stefan Kuijpers. Ook die motor, het bestaande ERP-systeem, bleek stilaan aan vernieuwing toe.
Het uitgangspunt
Vitelia Voeders botste steeds vaker op de limieten en beperkingen van zijn oude ERP-systeem, dat steeds meer als een keurslijf aanvoelde. “Zowel onze veiligheidsgaranties als ons innovatievermogen dreigden op termijn in het gedrang te komen. We hadden er niet langer een goed gevoel bij”, aldus Stefan Kuijpers. De tijd was duidelijk meer dan rijp voor een nieuw ERP-pakket. Dat mocht niet enkel tegemoetkomen aan de noden van vandaag, maar moest ook toekomstige ontwikkelingen en innovaties toelaten.
De oplossing
In zijn zoektocht naar een implementatiepartner kwam Vitelia Voeders al gauw bij Adifo uit. “Wij kenden Adifo uit het verleden. We hadden namelijk eerder al met BESTMIX gewerkt”, herinnert Stefan Kuijpers zich. Uit een vergelijkende proef met een andere kandidaat-partner kwam Adifo als beste uit de bus. “Alle collega’s waren unaniem in hun keuze voor Adifo. Uit hun projectvoorstel bleek dat zij veel meer gestructureerd te werk gingen. En zo’n benadering stellen wij op prijs.”
De oplossing die Adifo tijdens die proefsessie voorstelde, combineert Microsoft Dynamics 365 met de sectorspecifieke mogelijkheden van MILAS, Adifo’s eigen ERP voor voeder- en voedingsbedrijven. “Ons bedrijf focust al op de voederindustrie sinds 1974”, stelt projectmanager Ellen Betz van Adifo. “De knowhow over die sector die we sindsdien opbouwden, zien klanten niet alleen weerspiegeld in onze software, maar ook in de kennis en het enthousiasme van onze medewerkers.”
De voorgestelde oplossing blinkt met name uit door volledigheid. Naast courante ERP-toepassingen als financieel beheer en uitgebreide logistieke aan- en verkoopflows, dekt MILAS ook specifieke ERP-vereisten uit de voederindustrie af, zoals contractenbeheer, kostprijsberekening, uitgebreid prijscorrectiebeheer en margezetting, granenafhandeling met kwaliteitsafrekening en rittenplanning met contaminatiecontrole. Last but not least zijn er ook bidirectionele integraties opgezet voor een vlotte gegevensuitwisseling met BESTMIX Voederformulering, BESTMIX Kwaliteitsbeheer en de MES-fabriekssoftware van Imtech. Het volledige pakket is niet alleen geïntegreerd met het MES op beide productiesites van Vitelia Voeders, maar ook op een derde site, waar de opslag en overslag van grondstoffen plaatsvindt. Het aanleveren van die grondstoffen gebeurt zowel via de weg als over het water.
De implementatie
Het management van Vitelia Voeders was vanaf het begin heel nauw betrokken bij dit strategische project. Samen met de externe projectleider volgde het de implementatie op de voet. “We hebben van de gelegenheid gebruikgemaakt om al onze processen onder de loep te nemen. In de loop der jaren waren er steeds meer afwijkingen en uitzonderingen op onze procedures gekomen, die niet altijd in het systeem zaten. Waar nodig hebben we die nu mee opgenomen en geautomatiseerd”, verduidelijkt Stefan Kuijpers.
Door de coronacrisis moest Vitelia Voeders de voorziene livegang van het nieuwe ERP-systeem met een drietal maanden uitstellen. “Achteraf bekeken is dat niet eens zo’n slechte zaak geweest”, bedenkt Stefan Kuijpers nu. “Het heeft ons toegelaten het systeem uitgebreider te testen, een aantal aspecten te optimaliseren en de gebruikers beter op te leiden. En wat voorzien was voor de tweede fase van de implementatie hebben we deels vervroegd mee kunnen invoeren, deels al wat kunnen voorbereiden.”
Terugblik
In afwachting van die tweede fase blikt Stefan Kuijpers tevreden terug op een geslaagde implementatie. “Met de nieuwe ERP lopen de flows goed. De processen zijn beter geïntegreerd en geoptimaliseerd. En wat we nu aan koppelingen en mogelijkheden hebben, is een pak uitgebreider dan wat we voorheen hadden.” Met wat assistentie van Adifo kan Vitelia Voeders nu ook zelf aan de slag met Microsoft Power BI, voor het maken van rapporten, bijvoorbeeld. “In het verleden werkten we veel met Excel. Maar dankzij onze nieuwe ERP is de automatisering veel sterker doorgedreven. Het nieuwe pakket geeft ons meer mogelijkheden om de gewenste data uit MILAS te halen. Daardoor kunnen we de processen steeds verder optimaliseren en de juiste beslissingen nemen rond inkoop en verkoop. Dit is dus echt wel de springplank naar de toekomst waar we op gehoopt hadden.”